Какое оборудование должно быть в архиве
Какое оборудование необходимо для хранения архивного материала?
Архивное хранение материалов и документов представляет собой очень актуальную задачу для больших компаний, государственных учреждений и организаций. Среди оборудования, которое необходимо для хранения архивного материала, можно выделить:
- Стеллажное оборудование для организации архивов
- Архивные шкафы
- Карточтечные шкафы
- Машины и комплексы для обеспыливания документов в архиве
- Термографические приборы контроля температуры и влажности
- Тележки для перемещения архивных дел
Получается, что стеллажное оборудование играет наиболее важную роль в создании эффективного архивного пространства, а машины и приборы для обеспыливания, термографические приборы и тележки призваны облегчить работу с архивным материалом.
- Какие стеллажи должны быть в архиве
- Какие условия хранения документов необходимы в архиве
- В чем хранятся документы в архиве
- Что является единицей хранения в архиве
- Полезные советы
- Выводы
Какие стеллажи должны быть в архиве
Основным оборудованием для современного архива являются металлические мобильные стеллажи, которые могут быть передвижными, а также сборные. В качестве вспомогательных средств используются большеформатные металлические шкафы и сейфы.
Какие условия хранения документов необходимы в архиве
Помещение архива должно быть чистым и поддерживаемым в условиях, способствующих исключению возможности появления плесени, грызунов и пыли. Необходимо обеспечить свободную циркуляцию воздуха, чтобы исключить образование непроветриваемых зон, которые могут стать опасными в санитарно-гигиеническом отношении.
В чем хранятся документы в архиве
Документы в архивных хранилищах хранятся в архивных коробах на специальных промышленных стеллажах, которые позволяют выдерживать большие нагрузки.
Что является единицей хранения в архиве
Единицей хранения архивных документов на бумажной основе являются дела. Это совокупность документов или отдельный документ, которые заключены в обособленную обложку или папку. В настоящее время единицей хранения электронных документов является контейнер электронного документа.
Полезные советы
- Периодически проверяйте состояние документов. Отделите от сломанных или ненужных документов, чтобы они не занимали место в хранилище.
- Храните документы таким образом, чтобы было возможно их легко найти при необходимости.
- Выделите специальный рабочий стол для работы с материалами, который будет оборудован всем необходимым для работы с архивными документами.
- Используйте индикаторы температуры и влажности. Это поможет вам избежать любых проблем, связанных с хранением документов.
- Регулярно проводите тщательную уборку помещения, чтобы избежать возможности появления вредоносных организмов.
Выводы
Хранение архивных документов — это важный аспект работы организации, и для того, чтобы всегда быть готовым к действиям, необходимо обеспечить наиболее эффективное архивное пространство. Металлические мобильные стеллажи, архивные шкафы и карточные шкафы являются неотъемлемыми частями архивного хранения, а проветривание, уборка помещения и контроль температуры и влажности тоже имеют важное значение. Если вы будете следовать этим советам, то у вас не возникнет проблем с хранением архивных документов.